ADOZIONE DEL MANUALE PER LA GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI E I RELATIVI ALLEGATI, E DELLA CONSERVAZIONE AGGIORNATI RISPETTO ALLE LINEE GUIDA AGID.
Data di pubblicazione:
18/12/2025
Data di ultimo aggiornamento: 18/12/2025
LA GIUNTA COMUNALE
Visto il D.P.R. 28 dicembre 2000 n.445 “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa” che al capo IV pone l’obiettivo della razionalizzazione della gestione dei flussi documentali coordinata con la gestione dei procedimenti amministrativi da parte delle Pubbliche Amministrazioni, al fine di migliorare i servizi e potenziare i supporti conoscitivi delle stesse secondo i criteri di economicità, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa;
Precisato che il D.P.C.M. 3 dicembre 2013“Regole tecniche per il protocollo informatico”, ai sensi degli artt. 40-bis, 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’Amministrazione digitale di cui al D.Lgs.n.82 del 2005, che ha abrogato il previgente D.P.C.M. 31/10/2000 e che prescrive che in attuazione dell’art.61 del testo unico, le Pubbliche Amministrazioni di cui all’art.2, comma2, del Codice definiscono le attribuzioni del responsabile della gestione documentale ovvero, ove nominato, del coordinatore della gestione documentale;
Dato atto in particolare che al Responsabile della Gestione è assegnato il compito di:
-predisporre lo schema del manuale di gestione di cui all’art.5 del D.P.C. 3 dicembre 2013;
-proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche di cui all’art.3, comma1, lettera e) del D.P.C.M. 3 dicembre 2013;
-stabilire i criteri minimi di sicurezza informatica del sistema e delle procedure per garantire la registrazione permanente della gestione dei flussi documentali in collaborazione con la struttura competente in materia informatica;
Dato atto che si rende necessario approvare il manuale di gestione documentale recependo quanto indicato nelle linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici pubblicate nel maggio 2021;
Visto l’allegato manuale;
Dato atto che:
- il Manuale di gestione documentale fa riferimento alla situazione attuale e potrà essere aggiornato e rivisto da parte del protocollo informatico e gestione dei flussi documentali e degli archivi, in occasione di modifiche organizzative, normative o di acquisizione di nuove tecnologie e/o di nuovi compiti e funzioni attribuiti all'Amministrazione Comunale;
- che il manuale di gestione documentale del protocollo, dell’archivio e della conservazione è soggetto all’approvazione da parte della Soprintendenza Archivistica di Cagliari alla quale il presente manuale sarà trasmesso;
Dato atto che tale manuale attiene alla materia d’ordine degli uffici e dei servizi, restando pertanto di competenza della Giunta in riferimento all’art.48 comma 3 del D.Lgs.267/2000 e s m i;
Visti:
-lo Statuto Comunale
-le nuove linee guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale–AGID -sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, di settembre2020 e successive modificazioni;
-il Regolamento UE n.679/2016 “Regolamento generale sulla protezione dei dati”;
-il Regolamento (UE) n.910/2014 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 23 luglio 2014, in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno che abroga la direttiva 1999/93/CE;
-il DPCM 3 dicembre 2013 “Regole tecniche per il protocollo informatico ai sensi degli articoli 40 bis, 41 , 47, 57bis e71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n.82 del 2005;
-il DPCM 22 febbraio 2013 “Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali”;
-il D.Lgsn.82/2005 “Codice dell’amministrazione Digitale ”e ss. mm. ii;
-il D.L.n.42/2004“Codice dei beni culturali e del paesaggio” ess. mm. ii;3
-il RGPD 2016/679;
-il DPR n.445/2000 “Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa” e ss. mm. ii;
-il D.L. n.241/1990 “Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi” e ss.mm.ii;
-il D.L.16 luglio 2020, n.76 “Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale” convertito in L. 11 settembre 2020 n.120;
-la Circolare 62/2013 “Linee Guida per il contrassegno generali elettronicamente ai sensi dell’art.23-ter comma 5 CAD”
-Agenzia per l’Italia Digitale;
-le linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici del 18/9/2020, documento che raccoglie il testo delle linee guida sulla Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici;
-le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici pubblicate dall’AgID nel maggio 2021;
Dato atto che la presente deliberazione non comporta riflessi diretti o indiretti sulla situazione economico- finanziaria o sul patrimonio dell’ente;
Acquisito il parere favorevole in ordine alla regolarità tecnica del presente atto espresso dal responsabile del servizio interessato, ai sensi dell'art.49 comma 1 D.Lgs.267/00;
Con votazione unanime;
DELIBERA
- Di approvare per le motivazioni indicate nella parte narrativa–il Manuale per la gestione documentale, aggiornato anche rispetto alle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici pubblicate dall’AgID nel maggio 2021, documento che costituisce parte integrante e sostanziale del presente provvedimento.
- Di prendere atto che Il Manuale di Gestione è strumento di lavoro necessario alla corretta tenuta del protocollo e della corretta gestione del flusso documentale e dell’archivio e pertanto potrà essere aggiornato quando innovazioni tecnologiche, nuove situazioni organizzative o normative lo richiedano o comunque quando si renda necessario ai fini della corretta gestione documentale.
- Di rendere accessibile il Manuale per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi attraverso la sua pubblicazione sul sito Internet del Comune di Perfugas sezione “Amministrazione Trasparente.
- Di approvare l’allegato piano di sicurezza del presente manuale che descrive le misure adottate per proteggere il sistema di conservazione dei documenti informatici da possibili rischi.
- di trasmettere copia del manuale agli uffici dell’Ente;
- di dare comunicazione dell’avvenuta approvazione alla Soprintendenza Archivistica della Sardegna.
Inoltre, considerata l’urgenza di dare esecuzione all’attività programmata, con successiva votazione unanime, espressa in modo palese mediante appello nominale, la presente deliberazione viene dichiarata immediatamente eseguibile, ai sensi dell’art. 134, comma 4, del T.U. sull’ordinamento degli enti locali, approvato con D. Lgs. 18/08/2000, n. 267 e successive modificazioni ed integrazioni.